Als secretariaatsbureau weten wij als geen ander hoe je slimme werkgewoontes toepast. Vandaag lichten we een tipje van de sluier op. En mocht je dit teveel van het goede vinden…dan regelen wij het met alle liefde voor je! Niets fijner dan een overzichtelijke mailbox, zomaar tiptop georganiseerd!
Tip 1:
Snel een diagnose stellen. Om je efficiency te verhogen, moet je snel besluiten wat je met een mail moet doen: meteen actie, deleten, doorsturen, bewaren, inplannen?
Tip 2:
Markeer je mail dus niet opnieuw als ongelezen, want dat is zelfbedrog. Bovendien is er dan geen onderscheid meer met échte ongelezen e-mail. Beter is om de e-mail altijd één stapje verder op weg te brengen naar de definitieve afhandeling.
Tip 3:
Organiseer je mailbox met de regel-instellingen in outlook. Deze vind je onder menu- bestand – wizard regels. Heel handig is bijvoorbeeld om een map CC te maken. Verplaats met regels automatisch alle mails waar jij in de cc staat, naar deze map. Hetzelfde kun je doen voor nieuwsbrieven, die je automatisch naar map nieuwsbrieven verplaatst. Berichten van je manager krijgen direct een vlag of een andere kleur, zodat je daar snel aandacht aan kunt besteden.
Tip 4
Werk je in teamverband, dan is het werken met categorieën heel handig. Stel deze ook in met de wizard regels en instellingen. Zo heb je direct alle mailtjes van 1 project overzichtelijk bij elkaar.
