Organiseer je een online vergadering, misschien zelfs met ‘break out sessies’? Wij hebben een aantal tips voor je op een rij gezet, zodat je goed voor de dag komt.
Agenda
Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker bij online vergaderingen. Zorg daarom altijd voor een agenda met concrete bespreekpunten. Vraag deelnemers ook om input, net als je bij een live vergadering zou doen.
Privacy
Is de tool die je gebruikt veilig? Wat gebeurt er met de gegevens van de deelnemers (zoals e-mailadressen). Worden er opnames gemaakt? Wie sluit de vergadering af, zodat het niet per ongeluk open blijft staan. Wie bewaakt of er geen ‘insluipers’ meedoen (echt dat kan gebeuren!).
Bereid de vergaderruimte voor
Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar is het niet zoals je vast weleens gemerkt hebt bij een online meeting. De techniek haperde, de achtergrond is rommelig en er is geluidsoverlast. Dat de buren gaan boren kun je niet voorkomen. Maar toch kun je afleidingen beperken. Zoek een rustige plek, gebruik een koptelefoon met microfoon om achtergrondgeluiden tot een minimum te beperken en test vooraf!
Protocol
Zorg voor een protocol, dat helpt je om na te denken over een aantal aspecten: wie houdt bij of alle deelnemers aanwezig zijn? Wie begeleidt de deelnemers bij hun entree; mag de microfoon van iedereen aan, hoe zit het met de chat, doet iedereen mee met video aan? Is er een moderator die de vragen kan beantwoorden?
Wil je meer weten over vergader protocollen of kun je wel begeleiding gebruiken? De dames van SBB weten er wel raad mee. Mail naar debaas@sbb.nl voor meer info.
